von Sören Peter | Digitale Medien - pro familia Bayern
Teil 2: Zwei weitere Funktionen, die den Arbeitsfluss verbessern
Im letzten Newsletter ging es um Freigaben mit Ablaufdatum und gemeinsame Notizen. Diesmal zwei weitere Funktionen, die besonders in der Zusammenarbeit hilfreich sind – ohne Zusatztools, direkt in der Nextcloud.
1. Ordnerkommentare für interne Abstimmung
Manchmal braucht es keine neue Datei, sondern einfach eine kurze Rückmeldung zum Inhalt eines Ordners.
Mit der Kommentar-Funktion kannst du direkt im Ordner eine Notiz hinterlassen – sichtbar für alle mit Zugriff.
Warum das praktisch ist:
- schnelle Rückmeldungen direkt am richtigen Ort
- keine E-Mails nötig
- alle Beteiligten sehen, was besprochen wurde
Zu finden über das kleine Sprechblasen-Symbol rechts neben dem Ordnernamen.
2. Versionsverlauf zur Rückverfolgung von Änderungen
Gerade bei gemeinsam bearbeiteten Dokumenten ist es hilfreich, ältere Versionen einsehen oder wiederherstellen zu können.
Nextcloud speichert automatisch frühere Versionen jeder Datei – abrufbar über das Menü „Details“ → „Versionen“.
Das bringt:
- Transparenz bei Änderungen
- Sicherheit bei Fehlern oder versehentlichem Überschreiben
- die Möglichkeit, frühere Stände schnell wiederherzustellen
Kein manuelles Backup nötig – die Funktion läuft im Hintergrund mit.
Wer Nextcloud gezielt nutzt, spart sich Abstimmungen per Mail und sichert gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit im Team.
Im nächsten Beitrag stellen wir zwei weitere Funktionen vor, die besonders in der Projektarbeit nützlich sind:
- Kalender für gemeinsame Terminabsprachen
- Aufgabenlisten zur strukturierten Zusammenarbeit
Beides hilft, Projekte klar zu koordinieren – direkt in der Nextcloud, ohne externe Tool.
"To err is human, but to really foul things up you need a computer."
Paul R. Ehrlich, US-amerikanischer Biologe und Autor
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