Online-Beratung

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Digitalen Beratung. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:

pro familia Ludwigsburg 
Geschäftsführerin: Leonie Radek

Schlossstraße 9
71634 Ludwigsburg
Tel: 07141 923444
E-Mail: ludwigsburg@profamilia.de

Die für unsere Beratungsstelle nach Art. 37 Abs. 1 DS-GVO bestellte Datenschutzbeauftragte ist:

NAME VORNAME
E-Mail: datenschutz-lb@profamilia.de

Verwendung externer SaaS

pro familia Baden-Württemberg, Beratungsstelle Tübingen verwendet eine Online Beratungssoftware. Die EBS-Software ist eine externe Software des Instituts für E-Beratung der Technischen Hochschule Nürnberg „Georg Simon Ohm“ (Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DS-GVO) zur Inbetriebnahme und Konfiguration vollständiger und datensicherer Digitalen Beratung, 
https://e-beratungssoftware.de/

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DS-GVO)

Weiterhin haben Sie das Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO), sofern die Verarbeitung der Daten auf einer Einwilligung beruht (Art. 6 (1) 1a) DS-GVO)

Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Digitalen Beratung

Die Teilnahme an der Digitalen Beratung setzt voraus, dass sich die Nutzer*in registriert. Zur Registrierung fallen nachfolgende Pflichtangaben an:

• frei wählbarer Nutzername
• eine gültige E-Mail Adresse
• frei wählbares Passwort

Wir empfehlen, Nutzername und Passwort aus Sicherheitsgründen nur für diese Digitale Beratung zu nutzen.

Bei der Registrierung und im Profil können zudem freiwillige Angaben zu Wohnort, Bundesland, Geschlecht, Postleitzahl und Alter gemacht werden. Diese freiwilligen Angaben dienen dem Zweck einer möglichst zielgruppengerechten Beratung. Eine Nutzung der Onlineberatung ist auch ohne jegliche Angabe dieser Informationen möglich. Soweit persönliche Angaben gemacht werden, werden diese zusammen mit dem Nutzer*innen-Profil in der Datenbank gespeichert. Wenn die Nutzer*in freiwillige Angaben zu Wohnort, Bundesland, Geschlecht, Postleitzahl und Alter macht, willigt die Nutzer*in in die Speicherung dieser Daten ein.

Standardmäßig werden vom System automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen versendet, beispielsweise wenn eine Antwort in der Mailberatung eintrifft. Diese Benachrichtigungen können im Profil manuell deaktiviert werden.

Eine Verwendung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bei der Anmeldung ist optional möglich und im Profil aktivierbar.

Speicherung und Rechtsgrundlage der Nutzer*innen Daten gem. DS-GVO

Die Dauer der Datenspeicherung richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und beträgt in der Regel 1 Jahr nach Abschluss der Beratung. 

• Bei Beratung zu medizinischen Themen 10 Jahre nach Abschluss der Beratung.
• Bei Beratung zu Stiftungsanträgen inh. Schwangerenberatung 5 Jahre nach Abschluss der Beratung

-jede Beratungsstelle bitte hier ihre speziellen Aufbewahrungsfristen pro Beratungsfeld auflisten-

Danach werden Ihre Daten gelöscht, oder die Verarbeitung eingeschränkt, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten darüber hinaus bestehen. 

Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und b) DS-GVO

Weitere Daten verarbeiten wir nur, wenn Sie dazu einwilligen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit a) DS-GVO) oder wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Ihrer Daten haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO). Ein berechtigtes Interesse liegt z.B. darin, auf Ihre per E-Mail gesendete Nachricht zu antworten. 

Wenn Sie unsere Digitale Beratung nutzen, erheben und verarbeiten wir folgende Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um eine stabile und sichere Bereitstellung zu gewährleisten.

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
• verwendetes Betriebssystem
• Browsertyp und Browserversion
• Referrer-URL
• Website, von der der Zugriff erfolgt

Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO bildet die Grundlage dieser Verarbeitung.

Die IP-Adressen unserer Nutzer*innen werden ausschließlich anonymisiert erfasst und für einen Zeitraum von 24h durch den Hosting – Provider gespeichert. Nach Ablauf der Frist werden die anonymisierten IP-Adressen automatisch gelöscht.

Nutzung von Cookies

Die E-Beratungssoftware (EBS), die für die Digitale Beratung eingesetzt wird, verwendet keine externen Cookies. Sie setzt lediglich betriebsnotwendige Cookies ein, um den Nutzer*innen ein optimales Nutzererlebnis zu ermöglichen und die Funktionalität des Angebots sicherzustellen. 

Löschung des Profils

Sie können aus ihrem Profil eine Anfrage zur Löschung des Accounts an die Beratungsstelle senden. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden und es besteht nach dem Stellen der Löschanfrage kein Zugriff mehr auf Ihren Account. Direkt nach Absenden der Löschanfrage erfolgt der Logout-Prozess. Die Administrierenden kümmern sich schnellstmöglich um die Löschung bzw. Sperrung (wenn aus rechtlichen Gründen eine längere Aufbewahrung der persönlichen Daten erforderlich ist). 

Änderung und Kontakt

Die pro familia Ludwigsburg behält sich vor, diese Datenschutzerklärung in Zukunft zu ändern und sie an neue gesetzliche oder inhaltliche Anforderung und Bestimmungen anzupassen.