Datenschutz

1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist pro familia Hessen gGmbH Palmengartenstraße 14, 60325 Frankfurt am Main, Tel.: 069 / 44 70 61, Fax: 069 / 49 36 12, info.hessen[at]profamilia.de.  

2. Datenschutzbeauftragter
Unsere Datenschutzbeauftragte, Kanzlei ByteLaw Rechtsanwälte, Bockenheimer Landstraße 51-53, 60325 Frankfurt am Main, erreichen Sie unter datenschutz.hessen@profamilia.de .

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

a) Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zu Zwecken der Beratung und Unterstützung bei Schwangerschaftskonflikten sowie zur Beratung bei der Familienplanung, Sexualpädagogik und Beziehungs- und Sexualberatung auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO). 

b) Sofern Sie einen Antrag auf Hilfsmittel aus dem Verhütungsmittelfonds stellen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (Name, Anschrift, Krankenversicherung, Anschrift, behandelnder Arzt, verschriebenes Verhütungsmittel, Angaben und Nachweise über den Bezug von sozialen Leistungen) zur Prüfung und Entscheidung über Ihren Antrag auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

c) Wir bieten zudem Einzel-, Familien- und Paarberatungen an. Die Verarbeitung der im Rahmen dessen erhobenen personenbezogenen Daten erfolgt im Zusammenhang mit dem geschlossenen Beratungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und dient dem Zweck, Paaren sowie Einzelpersonen eine Unterstützung in schwierigen Lebenslagen zu bieten.

d) Sofern Sie an einem von uns angebotenen Seminar oder einer Veranstaltung teilnehmen möchten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, ggfs. Anschrift und ggfs. Kontoinformationen sowie Angaben zu etwaigen Organisationen, bei denen das Mitglied aktiv ist) zur Anbahnung, Durchführung und Beendigung des (Seminar-) Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

e) Sofern Sie als  arbeitnehmende Person an einer Fortbildung teilnehmen, die ihr Arbeitgeber für Sie bei uns gebucht hat, verarbeiten wir, soweit zur Durchführung der Fortbildung erforderlich, Ihre personenbezogenen Daten (Vor- und Nachname, Arbeitgeber, ggfs. E-Mail-Adresse, ggfs. weitere Kontakt- oder Einwahldaten zur Durchführung eines Videoanrufes im Fall einer von Ihrem Arbeitgeber gewünschten Online-Durchführung einer Fortbildung) zur Wahrung unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse besteht in unserer vertraglichen Pflicht gegenüber Ihrem Arbeitgeber, die Fortbildung vereinbarungsgemäß durchzuführen. Soweit von Ihrem Arbeitgeber gewünscht, nutzen wir zur Online-Durchführung der Fortbildung einen der folgenden Dienste: Zoom, Big Blue Button, Microsoft Teams.

f) Wir setzen das Tool „Big Blue Button“ („BBB“) ein, um Online-Meetings durchzuführen, beispielsweise Telefonkonferenzen, Videokonferenzen oder Webinare. Bei der Teilnahme an einem Online-Meeting werden neben Ihrem Namen ebenfalls die Audio-, Video-, oder Chatinhalte erhoben und verarbeitet. Zudem werden zur Durchführung des Online-Meetings Ihre IP-Adresse verarbeitet. Ebenso werden das Datum, die Uhrzeit und Dauer des Online-Meetings sowie der vom Veranstalter ggf. gesetzte Name des Online-Meetings und das Passwort verarbeitet. Optional können Sie auch Ihre E-Mail-Adresse angeben, um ein Profilfoto vom Dienst „Gravatar“ abzurufen und anzeigen zu lassen. Erfolgt der Einsatz von BBB im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses, verarbeiten wir Ihre Daten nach § 26 BDSG. Sollte ein Online-Meeting im Rahmen einer vorvertraglichen oder vertraglichen Beziehung eingesetzt werden, wird die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO vorgenommen. Bestehen keinerlei vertragliche Beziehungen bei der Verwendung von BBB, werden Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet. Unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung liegt in der Durchführung des Online-Meetings zur Wahrnehmung von Aufgaben, die sich aus unserem Vereinszweck ergeben. 

g) Wir verwenden Microsoft Teams, einen Dienst von Microsoft Office 365, welcher von der Microsoft Corporation, 1 Microsoft Way, Redmont, WA 98052, USA angeboten wird. Teams wird von uns zur Durchführung von Online-Meetings, wie Telefonkonferenzen, Videokonferenzen oder Webinaren verwendet. Im Rahmen dessen werden über Teams die angefallenen Audio-, Video-, oder Chatinhalte sowie freigegebene Dateien verarbeitet. Sollten Sie während der Teilnahme eines über Teams durchgeführten Online-Meetings in Ihrem Microsoft-Konto eingeloggt sein, werden Ihre dazugehörigen Profildaten verarbeitet (z.B. E-Mail-Adresse, Ihr Profilbild und Ihre Telefonnummer). Darüber hinaus werden auch Daten zur Anrufqualität (z.B. Details zu Besprechungen und Anrufdaten), Support-/Feedbackdaten (z.B. Informationen im Zusammenhang mit Problembehandlungstickets) sowie Diagnose- und Dienstdaten verarbeitet. Erfolgt der Einsatz von Teams im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses, verarbeiten wir Ihre Daten nach § 26 BDSG. Sollte ein Online-Meeting im Rahmen einer vorvertraglichen oder vertraglichen Beziehung eingesetzt werden, wird die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO vorgenommen. Bestehen keinerlei vertragliche Beziehungen bei der Verwendung von Teams, werden Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet. Unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung liegt in der Durchführung des Online-Meetings zur Wahrnehmung von Aufgaben, die sich aus unserem Vereinszweck ergeben. Da wir den cloudbasierten Dienst von Microsoft Teams einsetzen, der die angefallenen Daten ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet, erfolgt kein Drittstaatentransfer personenbezogener Daten. Weitergehende Informationen zur Datenverarbeitung beim Einsatz von Microsoft Teams erhalten Sie unter: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

h) Wir verwenden Zoom, einen Dienst von Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Ste 600, San Jose, CA 95113, USA. Zoom wird von uns zur Durchführung von Online-Meetings, wie Telefonkonferenzen, Videokonferenzen oder Webinaren verwendet. Im Rahmen dessen werden über Zoom die angefallenen Audio-, Video-, oder Chatinhalte sowie freigegebene Dateien verarbeitet. Sollten Sie während der Teilnahme eines über Zoom durchgeführten Online-Meetings in Ihrem Zoom-Konto eingeloggt sein, werden Ihre dazugehörigen Profildaten verarbeitet (z.B. E-Mail-Adresse, Ihr Profilbild und Ihre Telefonnummer). Darüber hinaus werden auch Daten zur Anrufqualität (z.B. Details zu Besprechungen und Anrufdaten), Support-/Feedbackdaten (z.B. Informationen im Zusammenhang mit Problembehandlungstickets) sowie Diagnose- und Dienstdaten verarbeitet. Erfolgt der Einsatz von Teams im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses, verarbeiten wir Ihre Daten nach § 26 BDSG. Sollte ein Online-Meeting im Rahmen einer vorvertraglichen oder vertraglichen Beziehung eingesetzt werden, wird die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO vorgenommen. Bestehen keinerlei vertragliche Beziehungen bei der Verwendung von Teams, werden Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet. Soweit ein Transfer von personenbezogenen Daten in Drittstaaten erfolgen, ist dieser durch den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 vom 10.7.2023) gerechtfertigt. Die Microsoft Corporation ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung liegt in der Durchführung des Online-Meetings zur Wahrnehmung von Aufgaben, die sich aus unserem Vereinszweck ergeben. Weitergehende Informationen zur Datenverarbeitung beim Einsatz von Zoom erhalten Sie unter: www.zoom.com/de/trust/privacy/privacy-statement/

i) Sollten Sie nicht einwilligungsfähig sein und die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Schutz Ihrer lebenswichtigen Interessen zur Wahrung Ihrer körperlichen Integrität und Gesundheit erforderlich sein, erfolgt die Datenverarbeitung zu ebendiesen Zwecken (Art. 6 Abs. 1 lit d DSGVO). 

j) Sofern Sie einen Antrag auf Gelder der Bundesstiftung Mutter und Kind („Babyerstausstattung“) bei uns gestellt haben, verarbeiten wir verschiedene personenbezogene Daten zur Bearbeitung Ihres Antrags (Name, Anschrift, Einkommensnachweis, Angabe zum Arbeitgeber, Anzahl der Kinder, Angaben zum Familienstand, Bankverbindung und Kontoart, Mietvertrag, etwaige Unterhaltsverpflichtungen, Angaben und Nachweise über den Bezug von sozialen Leistungen). Die von Ihnen angegebenen Daten werden von uns zum Abgleich an die Geschäftsstelle der Bundesstiftung in Hessen übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

k) Wenn Sie Vereinsmitglied sind, räumen Ihnen die Möglichkeit ein, unseren kostenfreien Newsletter zu beziehen. Damit wir diesen an Sie versenden können, benötigen wir bei Ihrer Anmeldung Ihre E-Mail-Adresse. Weiterhin verarbeiten wir Ihre IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit Ihrer Anmeldung. Weitere Daten werden nicht verarbeiten. Im Rahmen des Anmeldevorgangs wird Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeholt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir benutzen für die Anmeldung das sogenannte Double Opt-In-Verfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, durch dessen Anklicken Sie die Anmeldung abschließen. Der Newsletter dient dazu, Sie gemäß unserem Vereinszweck über unsere aktuelle Arbeit zu informieren, insbesondere über Beratungsangebote bzgl. der Familienplanung, Erziehung und Partnerschaft. 

l) Ein Beratungsgespräch, welches durch einen Arzt vorgenommen wird und der Beantwortung gesundheitlicher Fragen dient, erfolgt auf Grundlage eines mit dem Arzt (mündlich) geschlossenen Behandlungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO). Eine über die vorbenannten Zwecke hinausgehende Verarbeitung, insbesondere die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte, erfolgt nur soweit Sie diesbezüglich ausdrücklich eingewilligt haben und kein rechtzeitiger Widerspruch erfolgt ist (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder aber, soweit wir dazu gesetzlich oder durch richterlichen Beschluss verpflichtet werden (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

4. Empfänger Ihrer Daten
Empfänger Ihrer Daten sind innerhalb unserer Organisation Beschäftigte, welche nach einem abgestuften Berechtigungskonzept Ihre Daten zu den oben genannten Zwecken erforderlichenfalls verarbeiten müssen. Daneben können gegebenenfalls sogenannte Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO Ihre Daten im Zuge einer Dienstleisterfunktion erhalten, wie IT-Service-Dienstleister. Eine Datenverarbeitung in einem sogenannten Drittstaat findet nicht statt.

5. Dauer der Speicherung und Löschung der Daten
Ihre Daten werden nur solange gespeichert und sodann gelöscht, wie es für die vorgenannten Zwecke erforderlich ist. Wurden Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erhoben, erfolgt deren Löschung unverzüglich dem Widerruf Ihrer Einwilligung, sofern uns keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zur weiteren Speicherung verpflichten.

Erfolgte die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung eines Vertrages, wird die Löschung nach Ablauf der Verjährungsfrist vorgenommen, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem die Bestellung vorgenommen wurde. Nach Eintritt der Verjährung werden Ihre Daten gesperrt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht.

6. Kein Profiling
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine Profilbildung (Scoring) verarbeitet.

7. Folgen der Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten
Sie sind nicht verpflichtet, Ihre Daten zu den vorbezeichneten Zwecken zur Verfügung zu stellen. Im Falle, dass Sie von einer Zurverfügungstellung absehen, können wir jedoch nicht garantieren, Ihnen die gewünschte Beratung und Unterstützung zu vorgenannten Bereichen anbieten zu können.

8. Ihre Rechte
Die nachfolgenden Rechte können Sie durch formlose Mitteilung in Textform uns gegenüber ausüben oder direkt an unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten richten unter datenschutz.hessen@profamilia.de.

a) Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit.
Sie haben das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.

b) Widerrufs- und Widerspruchsrecht
Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO, diese uns gegenüber zu widerrufen. Die Rechtsmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt.

Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn diese Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.

c) Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Ihnen steht das Recht zu, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist: Der Hessische Datenschutzbeauftragte, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Telefon: (0611) 14 08-0, Telefax: (0611) 14 08-900, E-Mail-Adresse: poststelle@datenschutz.hessen.de.