Stand: Juli 2026
Wir freuen uns, dass Sie das Online-Beratungsangebot von pro familia NRW nutzen. Der Schutz und die Sicherheit Ihrer persönlichen Informationen bei der Nutzung unserer Online-Beratung sind für uns sehr wichtig. Wir möchten Sie daher an dieser Stelle darüber informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung unserer Online-Beratung erfassen und für welche Zwecke diese verwendet werden.
Diese Informationen zur Datenverarbeitung gelten für das Online-Beratungsangebot von pro familia NRW. Mit diesen Hinweisen zum Datenschutz informieren wir Sie darüber, wann wir welche Daten speichern und wie wir sie verwenden – selbstverständlich unter Beachtung der geltenden Rechtsprechung. Der Datenschutz lehnt sich im speziellen an die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) an. Bei der Internetnutzung orientieren wir uns zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten am Telekommunikation-Digitale Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) der Bundesrepublik Deutschland. Im Folgenden erläutern wir, welche Informationen wir während Ihres Besuches auf unseren Webseiten und bei der Nutzung unserer Online-Beratungsangebot erfassen und wie diese genutzt werden.
Wer ist verantwortlich und wie erreiche ich Sie?
Verantwortlich
für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
pro familia Landesverband NRW e.V.
Kolpingstr. 14
42103 Wuppertal
Tel.: 0202 245 65 0
Mail: lv.nordrhein-westfalen[a]profamilia.de
Datenschutzbeauftragte/r
Berit Schubert
datenschutz-nrw[a]profamilia.de
Worum geht es?
Diese Datenschutzerklärung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Informationen wie Ihr Name, Ihr Alter, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihr Geburtsdatum, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse oder das Nutzungsverhalten beim Besuch einer Webseite. Informationen, bei denen wir keinen (oder nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand) Bezug zu Ihrer Person herstellen können, z.B. durch Anonymisierung, sind keine personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (bspw. das Erheben, das Abfragen, die Verwendung, die Speicherung oder die Übermittlung) bedarf immer einer gesetzlichen Grundlage und eines definierten Zwecks.
Gespeicherte personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung erreicht wurde und es keine rechtmäßigen Gründe für eine weitere Aufbewahrung der Daten gibt. Wir informieren Sie in den einzelnen Verarbeitungsvorgängen über die konkreten Speicherfristen bzw. Kriterien für die Speicherung. Unabhängig davon, speichern wir Ihre personenbezogenen in Einzelfällen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und bei Vorliegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Wer bekommt Ihre Daten?
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen unserer Online-Beratung verarbeiten nur dann an Dritte weiter, wenn dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist und im Einzelfall von der Rechtsgrundlage (z.B. Einwilligung oder Wahrung berechtigter Interessen) erfasst ist. Darüber hinaus geben wir im Einzelfall personenbezogene Daten an Dritte weiter, wenn dies der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Soweit wir für den Betrieb unserer Webseite Dienstleister einsetzen, die im Rahmen einer Auftragsverarbeitung in unserem Auftrag personenbezogene Daten gem. Art. 28 DSGVO verarbeiten, können diese Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sein.
Informationen zur Online-Beratung (schriftbasierte Beratung)
Die Online-Beratung von pro familia NRW (Mailberatung) verwendet eine Beratungssoftware der Technischen Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm, Keßlerplatz 12, 90489 Nürnberg. Die E-Beratungssoftware (EBS) des Instituts für E-Beratung der Technischen Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm bietet eine Plattform zur Inbetriebnahme und Konfiguration vollständiger und datensicherer Online-Beratungsstellen. Näheres unter: https://e-beratungssoftware.de/
Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wir benötigen Ihre Angaben wie Ihre Kontaktdaten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Sie korrekt anzusprechen und Ihnen eine Antwort zukommen zu lassen. Die Datenverarbeitung erfolgt bei konkreten Anfragen zur Erfüllung eines Vertrages bzw. der Vertragsanbahnung. Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung.
Die Verarbeitung freiwillig angegebener Informationen dient zum Zweck der Online-Beratung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Artt. 6 Abs. 1 lit. a; 7 DSGVO i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit a DSGVO. Durch eine Deaktivierung der Funktionen bzw. die Löschung freiwilliger Angaben im Benutzendenkonto können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft Ihren Widerruf gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO erklären.
Speicherung von Nutzer*innendaten gemäß DSGVO
Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre und die Sicherheit Ihrer Daten. Daher werden die IP-Adressen unserer Nutzer*innen ausschließlich anonymisiert erfasst und für einen Zeitraum von 24 Stunden durch den Hosting-Provider gespeichert. Dies erfolgt, um die Sicherheit und Stabilität unseres Angebots zu gewährleisten. Nach Ablauf dieser Frist werden die anonymisierten IP-Adressen automatisch gelöscht.
Soweit persönliche Angaben gemacht werden, werden diese zusammen mit dem Nutzer*innen-Profil in der Datenbank gespeichert.
Die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Dauer der Datenspeicherung richtet sich nach den gesetzlichen und verbandsinternen Aufbewahrungsfristen und beträgt in der Regel 15 Monate. Ihre Daten werden ausschließlich für die Zwecke verwendet, für die Sie uns diese zur Verfügung gestellt haben und nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung an Dritte weitergegeben.
Nutzer*innen-Konto und E-Mail-Benachrichtigungen
Die Teilnahme an der Online-Beratung setzt voraus, dass Sie als Nutzer*in in der EBS-Software registriert sind. Durch das Klicken des Buttons „Neue Anfrage“ haben Sie die Möglichkeit zu Ihrem Anliegen eine Betreffzeile und ein Textfeld auszufüllen.
Sollten Sie bei der Anmeldung eine E-Mail-Adresse angegeben haben, werden vom System standardmäßig automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen versendet, beispielsweise wenn eine Antwort einer beratenden Person im System eintrifft. Diese Benachrichtigungen können im Profil manuell deaktiviert werden.
Löschung des Profils
Sie können aus ihrem Profil eine Anfrage zur Löschung des Accounts an die Online-Beratung senden. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden und es besteht nach dem Stellen der Löschanfrage kein Zugriff mehr auf den Account. Die Administrierenden kümmern sich schnellstmöglich um die Löschung. Wenn aus rechtlichen Gründen eine längere Aufbewahrung der persönlichen Daten erforderlich ist, werden wir ihre Daten sperren. Direkt nach Absenden der Löschanfrage erfolgt der Logout-Prozess.
Keine externen Cookies in der E-Beratungssoftware (EBS)
Die E-Beratungssoftware (EBS), die für die Online-Beratung von pro familia NRW eingesetzt wird, verwendet keine externen Cookies. Sie setzt lediglich betriebsnotwendige Cookies ein, um den Nutzer*innen ein optimales Nutzererlebnis zu ermöglichen und die Funktionalität des Angebots sicherzustellen.
Verschwiegenheit und Qualitätssicherung
Bei allen Berater*innen des Online-Beratungsangebots von pro familia NRW handelt es sich um Mitarbeiter*innen der pro familia. Sie sind gegenüber Außenstehenden zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Verschwiegenheitspflicht erstreckt sich auf sämtliche personenbezogene Angaben und Inhalte, die den Berater*innen im Rahmen der Online-Beratung bekannt geworden sind.
Die Qualität der Beratung wird durch Weiterbildung und Supervision gewährleistet. Zur Qualitätssicherung (Supervision, Intervision) kann anderen Teammitgliedern und Supervisor*innen Einblick in eine anonymisierte Version der Beratungstexte gewährt werden. Alle Beteiligten, auch die Supervisor*innen, unterliegen der Schweigepflicht.
Widerspruchsmöglichkeit
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Hierfür haben wir die E-Mail-Adresse widerspruch.nrw[a]profamilia.de eingerichtet. Wir weisen darauf hin, dass im Fall eines Widerspruchs die Beratung nicht fortgeführt werden kann. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
Welche Rechte können Sie wahrnehmen?
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
- Sie haben ein Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten, über die Zwecke der Verarbeitung, über eventuelle Übermittlungen an andere Stellen und über die Dauer der Speicherung.
- Sollten Daten unrichtig sein oder für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, nicht mehr erforderlich sein, können Sie die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit in den Verarbeitungsverfahren vorgesehen, können Sie Ihre Daten auch selbst einsehen und ggf. korrigieren.
- Sollten sich aus Ihrer besonderen persönlichen Situation Gründe gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben, können Sie, soweit die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse gestützt ist, dieser widersprechen. Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Bei Fragen zu Ihren Rechten und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an uns oder die Datenschutzbeauftragte.
Sollten Sie noch Fragen zum Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte per Mail oder unter folgender Anschrift an:
pro familia Landesverband NRW e.V.
Kolpingstr. 14
42103 Wuppertal
datenschutz-nrw@profamilia.de
Ihr Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Als betroffene Person haben Sie unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen den Datenschutz verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wird, unterrichtet Sie über den Stand und die Ergebnisse Ihrer Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Mehr Informationen finden Sie auf der Internetseite des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit Nordrhein-Westphalen (LDI NRW) unter www.ldi.nrw.de/datenschutz.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Aktuell ist keine Datenverarbeitung außerhalb der europäischen Union geplant.
Sicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, um Ihre durch uns verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder vor dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Der Zugriff darauf ist nur wenigen Befugten und zum besonderen Datenschutz verpflichteten Personen möglich, die mit der technischen, administrativen oder der redaktionellen Betreuung von Daten befasst sind.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen an dieser Internetseite oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.